Приёмка груза и оригиналы ЭТрН для грузополучателя
Как грузополучателю принимать груз по ЭТрН и получать оригиналы электронных накладных
Разбираем, как грузополучатель работает с ЭТрН: фиксирует фактическую приёмку, расхождения и повреждения, получает оригиналы электронных накладных и закрывает поставки без стоп‑факторов для бухгалтерии и налоговой.
Роль грузополучателя: что вы подтверждаете в ЭТрН
В ЭТрН грузополучатель отвечает за фактическую приёмку груза: количество, качество и дату выгрузки. Подписывая Титул 3, вы подтверждаете, что именно столько товара реально поступило на склад или в магазин, и при необходимости фиксируете расхождения и повреждения.
- В Титуле 3 указываются фактически принятые количество и номенклатура, дата и время приёмки.
- При недостаче, излишке или браке грузополучатель фиксирует это в ЭТрН, а не в отдельной бумажной «служебке».
- Эти данные используются при спорах с поставщиком и перевозчиком, а также при налоговых проверках.
Как грузополучатель работает с ЭТрН в КУБ
1. Получение уведомления о прибытии рейса
Как только водитель подъезжает к складу и фиксирует прибытие в приложении, в КУБ у грузополучателя появляется задача: принять груз по конкретной ЭТрН. Видно, кто отправитель, какой перевозчик и какое содержимое ожидается по документу.
2. Фактическая приёмка и Титул 3
Сотрудник склада сверяет фактическое количество и состояние товара с данными ЭТрН. Если всё совпадает, он подписывает Титул 3 своей УКЭП или по МЧД. При расхождениях он вносит замечания прямо в документ: недостача, излишки, повреждения, несоответствие номенклатуры.
3. Доступ к оригиналам ЭТрН для бухгалтерии и юристов
После подписания Титула 3 все титулы ЭТрН становятся доступны в КУБ и могут быть выгружены в учётную систему или архив первичных документов. Бухгалтерия видит, что поставка реально принята, и может закрывать взаиморасчёты без ожидания бумажных оригиналов.
Какие проблемы снимает КУБ для грузополучателя
- Неясный статус поставки. Без единого реестра сложно понять, какие поставки уже приняты по ЭТрН, а какие всё ещё «висят» из‑за неподписанного Титула 3.
- Бумажные акты и служебные записки. Любое расхождение фиксируется на бумаге, которую легко потерять или забыть передать в бухгалтерию.
- Долгая подготовка к проверкам. Чтобы собрать оригиналы накладных и подтверждения приёмки, приходится поднимать архивы и переписку.
С КУБ все приёмки и оригиналы ЭТрН по роли грузополучателя — в одном месте
Склад и офис работают в одном интерфейсе: кладовщик фиксирует приёмку и замечания, бухгалтер получает доступ к юридически значимым документам, а юристы — к полной истории по спорным поставкам.
Частые вопросы от грузополучателей
Обязателен ли Титул 3 для всех поставок?
Да, Титул 3 является ключевым подтверждением фактической приёмки груза. Без него поставка формально не завершена, и у бухгалтерии нет надёжного основания для окончательных расчётов и признания расходов.
Как правильно зафиксировать расхождения по количеству или качеству?
Все расхождения указываются прямо в Титуле 3: недостача, излишки, повреждения, несоответствие номенклатуры. Эти записи видят отправитель и перевозчик, на их основе проще договориться о компенсации или скидке.
Нужны ли бумажные накладные, если есть ЭТрН?
При корректной работе с ЭТрН бумажная накладная не нужна: электронный документ имеет такую же юридическую силу и принимается контролирующими органами. Бумагу можно использовать только как внутреннюю копию, если это удобно складу.
Как быстро предоставить оригиналы ЭТрН по запросу проверяющих?
В КУБ все ЭТрН, где вы выступаете грузополучателем, доступны в едином реестре. Можно отфильтровать нужный период, выгрузить документы в нужном формате и передать в бухгалтерию или контролирующим органам без поиска по разным кабинетам ЭДО.