Контроль ЭТрН и статусов от имени грузоотправителя

Как грузоотправителю управлять ЭТрН: создание, стоимость и статусы рейсов

Разбираем, как грузоотправитель оформляет электронную транспортную накладную (ЭТрН), контролирует стоимость перевозки и статусы рейсов, и как Платформа КУБ даёт единый экран по всем накладным, даже если ваши заказчики и перевозчики работают у разных операторов ЭДО.

Роль грузоотправителя в ЭТрН: за что вы отвечаете

Для грузоотправителя ЭТрН — это не просто «ещё один документ», а юридическое подтверждение того, что товар передан перевозчику в нужном объёме и по согласованным условиям. Через ЭТрН вы фиксируете состав груза, стоимость перевозки и дальнейшие корректировки, если по рейсу возникли простои или допрасходы.

  • Вы формируете и подписываете Титул 1 ЭТрН — сведения грузоотправителя, условия перевозки, состав и объём груза.
  • После рейса вы подтверждаете окончательную стоимость перевозки через Титул 6, учитывая простои и допуслуги.
  • По спорным ситуациям (расхождения, повреждения) вы опираетесь на данные всех титулов ЭТрН, а не на устные договорённости.

Типовой цикл работы грузоотправителя с ЭТрН в КУБ

1. Создание заявки и Титула 1

Логист или менеджер по отгрузке создаёт рейс в учётной системе (1С, ERP, TMS) или напрямую в КУБ. На основе этих данных КУБ формирует проект ЭТрН: груз, точки погрузки/выгрузки, перевозчик, ставка и плановые допусловия. Грузоотправитель проверяет заполнение и подписывает Титул 1 своей УКЭП или по МЧД.

2. Контроль статусов рейса и подписания титулов

После отправки ЭТрН грузоотправитель в КУБ видит статусы: подписал ли водитель Титул 2, принял ли грузополучатель Титул 3, закрыл ли перевозчик Титул 4. Не нужно заходить в кабинеты разных операторов ЭДО — статусы собираются в одном интерфейсе.

3. Подтверждение окончательной стоимости по Титулу 6

Если у перевозчика появляются допрасходы (простой, допточки выгрузки), он оформляет Титул 5. Грузоотправитель в КУБ получает уведомление, проверяет аргументацию и подписывает или отклоняет Титул 6 с окончательной стоимостью. Всё фиксируется внутри ЭТрН — без отдельных актов и Excel‑сверок.

С какими проблемами сталкивается грузоотправитель без КУБ

  • Разрозненные статусы. Часть рейсов в одном операторе ЭДО, часть — в другом, что осложняет контроль закрытия перевозок и сверку с перевозчиками.
  • Сложно подтвердить стоимость. Допрасходы по рейсам оформляются отдельными актами, их легко потерять или не успеть согласовать в срок.
  • Риск споров с контрагентами. Если информация по рейсу растянута между почтой, мессенджерами и разными кабинетами ЭДО, сложно быстро доказать свою правоту.
  • Нагрузка на бухгалтерию и логистику. Команды тратят время на ручную сверку реестров и выгрузок вместо контроля сервиса и экономики перевозок.

Как Платформа КУБ упрощает жизнь грузоотправителя

  • Единый реестр ЭТрН. Все накладные по роли грузоотправителя — в одном списке, с фильтрами по контрагентам, маршрутам и статусам.
  • Прозрачная стоимость по рейсу. Титулы 5–6 обрабатываются прямо в КУБ, изменения стоимости видно сразу, история согласований хранится в системе.
  • Интеграция с 1С и ERP. Данные по ЭТрН подтягиваются в учёт: можно строить аналитику по ставкам, допрасходам и исполнению SLA перевозчиков.
  • Меньше рутины для бухгалтерии. Бухгалтер опирается на статусы ЭТрН и не ждёт «пачки бумажек» от логистов и перевозчиков.

Для сетевых грузоотправителей — единый тариф с учётом объёма рейсов

КУБ позволяет подключить несколько операторов ЭТрН и перевозчиков по одному договору. Стоимость рассчитывается исходя из объёма рейсов и включается в общую экономику логистики.

Частые вопросы от грузоотправителей

Обязательно ли грузоотправителю самим оформлять ЭТрН?

Закон допускает, что ЭТрН оформляет как грузоотправитель, так и перевозчик или экспедитор. На практике крупные грузоотправители чаще контролируют формирование Титула 1 сами, чтобы точно совпадали данные учёта и транспортных документов.

Как контролировать допрасходы и простои по рейсам?

Перевозчик оформляет допрасходы в Титуле 5 ЭТрН, после чего грузоотправитель подтверждает или отклоняет их в Титуле 6. Через КУБ эти изменения сразу видны в реестре рейсов и могут выгружаться в 1С для контроля экономики.

Что делать, если грузополучатель зафиксировал расхождения?

В Титуле 3 грузополучатель может указать недостачу или брак. Эти данные вместе с Титулами 1–2 используются при разборе спора: КУБ позволяет быстро поднять историю по рейсу и сформировать доказательственную базу для переговоров.

Можно ли начать с части рейсов, а не переводить всё сразу?

Да. Часто грузоотправители начинают с нескольких ключевых направлений или перевозчиков. КУБ позволяет постепенно наращивать долю ЭТрН без парализации текущих процессов.