Закон об электронных транспортных накладных
ФЗ‑140: обязательный переход на электронные накладные (ЭТрН) с 1 сентября 2026 года
В этой статье по шагам разбираем, что такое электронная транспортная накладная (ЭТрН), какие требования вводит закон 140‑ФЗ, почему с 1 сентября 2026 года ЭТрН становится обязательной для всех участников перевозки и как Платформа КУБ помогает пройти переход без хаоса в логистике.
Кратко: что делает ФЗ‑140
- ФЗ‑140 вносит изменения в закон о транспортно‑экспедиционной деятельности и переводит перевозочные документы, в том числе транспортную накладную, в электронный формат.
- С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные (ЭТрН) становятся обязательными для всех коммерческих грузоперевозок — бумажную ТрН заменяет электронный документ, передаваемый через ЭДО и государственные сервисы.
- Для работы по новым правилам нужны: оператор ЭДО, поддерживающий ЭТрН, квалифицированные электронные подписи (УКЭП) и согласованная передача титулов между участниками перевозки.
- Платформа КУБ упрощает выполнение требований ФЗ‑140: объединяет нескольких операторов ЭТрН, даёт мобильное приложение с УКЭП для водителей и единый интерфейс для логистов, отправителей и получателей.
Что такое электронная транспортная накладная (ЭТрН)
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это цифровой аналог привычной бумажной транспортной накладной. В ней фиксируются стороны договора перевозки, данные о грузе, маршруте, стоимости услуг и факте доставки. Документ создаётся и передаётся через оператора электронного документооборота и государственные сервисы, а все участники подписывают его квалифицированной электронной подписью. Так ЭТрН получает ту же юридическую силу, что и бумажный оригинал.
Почему без ЭТрН уже не обойтись
- Государство переходит на электронные перевозочные документы и закрепляет это в законе 140‑ФЗ: с 1 сентября 2026 года ЭТрН становится базовым форматом для грузоперевозок.
- Электронная накладная не теряется и не портится — она хранится у оператора ЭДО и доступна всем участникам перевозки и контролирующим органам.
- Все действия по рейсу фиксируются в онлайне: создание ЭТрН, погрузка, движение, выгрузка и закрытие доставки. Это снижает число споров и ускоряет расчёты.
- ЭТрН проще интегрировать с 1С, ERP и TMS: данные по рейсам автоматически попадают в учёт и аналитику, а не вбиваются вручную из бумажных накладных.
- При работе с несколькими операторами ЭДО для обмена ЭТрН обычно приходится настраивать сложный роуминг с каждым контрагентом. Платформа КУБ берёт эту задачу на себя: объединяет операторов в одном контуре, настраивает роуминг обмена ЭТрН и показывает логистам единый статус по каждой накладной вместо десятка разрозненных кабинетов.
Титулы ЭТрН: кто и что подписывает
Электронная транспортная накладная состоит из титулов. Каждый титул формируется и подписывается конкретным участником перевозки в строгой последовательности. Всего используется 9 титулов: 1–4 обязательные для стандартной перевозки, 5–9 для особых сценариев.
| Титул | Этап | Кто подписывает | Что фиксируется |
|---|---|---|---|
| Титул 1 | Погрузка | Грузоотправитель | Стороны перевозки, условия договора, данные о водителе и ТС, информация о грузе |
| Титул 2 | Погрузка | Перевозчик (водитель) | Подтверждение приёма груза, состояние груза при погрузке, замечания |
| Титул 3 | Выгрузка | Грузополучатель | Факт приёмки груза, дата и время, состояние, расхождения по количеству |
| Титул 4 | Выгрузка | Перевозчик (водитель) | Подтверждение сдачи груза, замечания по выгрузке |
| Титул 5 | После выгрузки | Перевозчик | Изменение стоимости перевозки (допрасходы, простой) |
| Титул 6 | После Т5 | Грузоотправитель | Подтверждение окончательной стоимости |
| Титул 7 | В пути | Перевозчик | Переадресация груза по инициативе перевозчика |
| Титул 8 | В пути | Перевозчик | Замена водителя или транспортного средства |
| Титул 9 | В пути | Грузоотправитель | Переадресация груза по инициативе отправителя |
УКЭП для каждой роли: кто и как подписывает ЭТрН
Все участники перевозки подписывают ЭТрН исключительно усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). УКЭП — это единственный криптографически стойкий способ подписания, который имеет юридическую силу и признаётся всеми контролирующими органами.
Как получить УКЭП для работы с ЭТрН
УКЭП выпускается аккредитованными удостоверяющими центрами (УЦ). Есть два основных способа:
- Мобильная УКЭП через Росэлторг — выпускается на стороне УЦ, потом синхронизируется в мобильное приложение. Водитель подписывает титулы прямо в приложении, не нужны отдельные ключи или токены.
- УКЭП через Калуга Астрал + ЕБС (дистанционная выдача) — если у физлица подтверждена биометрия в Единой биометрической системе, можно получить УКЭП полностью онлайн через личный кабинет, без визита в офис УЦ. Подходит для водителей и сотрудников из любого региона России.
Подписи для каждой роли в ЭТрН
Грузоотправитель (подписывает Титул 1)
УКЭП руководителя, главного бухгалтера или уполномоченного сотрудника (с МЧД). Подписывает документ в веб‑кабинете оператора ЭДО или через интегрированное приложение. Из всех участников грузоотправитель работает в наиболее стабильных условиях — в офисе, с полноценным интернетом.
Водитель (подписывает Титулы 2 и 4)
УКЭП физлица водителя. Подписывает титулы через мобильное приложение на месте: Титул 2 при погрузке (подтверждает приём груза), Титул 4 при выгрузке (подтверждает сдачу груза). Это критическая роль, потому что водитель находится в пути, может быть без надёжного интернета, на холоде или жаре. Приложение должно быть максимально простым и работать в любых условиях.
Грузополучатель (подписывает Титул 3)
УКЭП сотрудника грузополучателя (кладовщик, менеджер склада, начальник отдела снабжения). Подписывает титул при получении груза. Сценарии разные:
- На производстве или складе: кладовщик получает партию товара, сверяет количество и качество, вносит замечания (если урон, недостача, брак) и подписывает ЭТрН прямо у ворот, через мобильное приложение.
- В офисе или магазине: менеджер отдела получает коробку с канцтоварами, расходниками или другим товаром для рабочего места. Осматривает содержимое, подтверждает приёмку и подписывает титул в приложении прямо при водителе.
- При расхождениях: если количество не совпадает или обнаружены повреждения, грузополучатель добавляет примечание в ЭТрН и подписывает с замечанием — позже разбирается с грузоотправителем и перевозчиком через электронный спор.
Логист / диспетчер (согласует и координирует)
УКЭП физлица логиста. Может подписывать ЭТрН от имени перевозчика (с МЧД) и координировать движение документов. В приложении видит статус всех титулов по каждому рейсу и получает уведомления о задержках или ошибках.
Зоопарк приложений и проблемы малого бизнеса
Когда компания работает с разными операторами ЭДО, её сотрудники должны использовать разные приложения и веб‑кабинеты:
- Приложение оператора № 1 для работы с клиентом А.
- Приложение оператора № 2 для работы с клиентом Б.
- Приложение оператора № 3 для работы с клиентом В.
- Плюс веб‑кабинеты каждого оператора для бухгалтерии.
Водитель запутается в интерфейсах, логист будет переключаться между вкладками, менеджер не сможет отследить общий статус. Каждый оператор требует своего договора, своего роуминга. Стоимость такого решения в итоге превышает 10–15 тысяч рублей в месяц.
Как Платформа КУБ решает эту проблему
Вместо зоопарка приложений у вас есть одно единое приложение КУБ. В нём:
- Все рейсы и ЭТрН в одном месте — КУБ выступает агрегатором операторов ЭТрН: независимо от того, какой провайдер использует клиент (Калуга Астрал, Контур, Тензор и другие), документы сходятся в одной системе
- Автоматический роуминг между операторами — КУБ управляет маршрутизацией ЭТрН между операторами ГИС ЭПД, синхронизирует статусы и данные без участия пользователя.
- Водитель подписывает в мобильном приложении КУБ — простой интерфейс, работает оффлайн, не нужно помнить пароли и логины разных операторов.
- Логист видит единую ленту статусов — сразу видно, какие титулы подписаны, где застрял документ, нужны ли действия.
Подробнее о том, чем агрегатор отличается от работы с одним оператором, можно посмотреть в статьях «КУБ vs Контур» и «КУБ vs СБИС».
Стоимость подключения Платформы КУБ: всего 3 000 рублей в месяц
В эту цену входит: поддержка всех аккредитованных операторов ЭТрН, автоматический роуминг, мобильное приложение для всех ролей, контроль подписей и МЧД, техническая поддержка 24/7. Вы экономите 10–12 тысяч рублей в месяц по сравнению с подключением отдельных операторов, плюс получаете единый интерфейс и прозрачность по всем перевозкам.
Малый бизнес и ЭТрН: почему переход так сложно потянуть в одиночку
Формально требования ФЗ‑140 одинаковы для всех, но на практике сильнее всего их ощущают малые и микро‑компании. У них нет отдельного ИТ‑отдела и штатного юриста по электронному документообороту, а логистику часто ведёт один человек, который совмещает роли диспетчера, экспедитора и бухгалтера. Поэтому любой переход на электронные перевозочные документы превращается в стресс и набор рисков.
С какими проблемами сталкивается ММБ при переходе на ЭТрН
- Нехватка экспертизы. Неясно, как именно применять 140‑ФЗ к своим перевозкам, какие договоры и маршруты нужно переводить на ЭТрН в первую очередь и как не попасть на штрафы из‑за формальной ошибки.
- Сложный зоопарк операторов ЭДО. У каждого крупного заказчика — свой провайдер ЭДО, и малому перевозчику приходится подключаться сразу к нескольким системам, разбираться в разных интерфейсах и оплачивать несколько тарифов.
- Роуминг и интеграции. Чтобы документы проходили между разными операторами, нужно настраивать роуминг, форматы обмена и интеграцию с учётной системой. Для ММБ это слишком дорого и технически сложно.
- Обучение людей на местах. Водителям и кладовщикам нужно быстро объяснить, как работать с ЭТрН, где смотреть статусы и что делать при ошибке, при этом нельзя останавливать бизнес‑процесс даже на один день.
- Ограниченный бюджет. Малому бизнесу критично важно избежать дорогих «проектов внедрения» на месяцы вперёд — нужна готовая платформа с понятными тарифами и минимальной нагрузкой на ИТ.
Как Платформа КУБ снимает эти барьеры для малого бизнеса
- Один вход вместо пяти. Платформа КУБ подключена к нескольким операторам ЭТрН и берёт на себя настройку роуминга. Малой компании не нужно разбираться в каждом провайдере отдельно — она работает в одном интерфейсе и по одному договору.
- Готовые процессы под ФЗ‑140. В КУБ уже реализованы типовые сценарии оформления ЭТрН: прямые рейсы, экспедирование, возвраты. Пользователь заполняет понятную форму, а система следит за корректностью полей и последовательностью подписей.
- Мобильное приложение для всех ролей. Водитель видит свои рейсы и ЭТрН в приложении, подписывает их УКЭП на телефоне и сразу отправляет статусы в систему. Кладовщик или грузополучатель может принять товар и подписать документы прямо у борта машины, а менеджер — согласовать их, находясь вне офиса.
- Минимальная нагрузка на ИТ. Для старта достаточно браузера и доступа в интернет. Интеграция с 1С и другими системами может быть выполнена позже, когда бизнес к этому готов.
- Прозрачная экономика. Тарифы Платформы КУБ понятны и предсказуемы, а расходы на несколько операторов ЭДО и сложный роуминг не ложатся на плечи малого бизнеса — этим занимается сама платформа.